Hallinto

Seuran muistilista

Nämä ovat asioita, joista hallitus yleisesti ottaen huolehtii. Puheenjohtaja on viime kädessä vastuussa aikatauluista. Mutta ehdottomasti voi ja kannattaa sopia, että myös muut hallituksen jäsenet, ohjaajat tai muu sovittu seuran jäsen huolehtii näistä. Kuitenkin pidä huoli aikatauluista ja DL ja muistuta tarvittaessa tai tarkista ajoissa, että on tehty, jos joku muu hoitaa.

  • salivuorojen varaaminen
    • tehtävä ehdottomasti ajoissa
    • jos vuoroja ei varata, voi olla, että niitä ei saada
    • Nozomilla on etusija Aikidosaliin, mutta myös muilla on mahdollisuus varata vuoroja sieltä
    • budjettia ajatellen nykyisiä vuoroja ei kannata kevyin perustein karsia
      • vaikka tällä hetkellä jonain iltana ei ole ohjattua vuoroa, siitä ei kannata luopua
        • jos joku muu seura varaa vapautuneen vuoron, sitä ei todennäköisesti saa takaisin, jos myöhemmin tulee tarve
      • ensisijaisesti säästöt siis muista kanavista, jos sille on tarvetta
  • mainokset
    • lehdillä on yleensä puheenjohtajan tiedot ja ottavat yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse, kun on aika varata paikka syksyn ja kevään erityisjulkaisuista
      • aineiston toimituksella on tietty aikaraja
    • julisteiden ja jaettavan aineiston tilaaminen
      • ajoissa, niin että saadaan jakoon ja Nääshallin ilmoitustauluille
        • syyskautta ajatellen viimeistään heinäkuussa
        • kevätkautta ajatellen viimeistään joulukuussa
  • perusharjoitukset
    • ennen kauden alkamista on huolehdittava, että salilla on seuraavat aineistot
      • osallistujalista
      • harjoituskortit
      • maksuohjelappuja
        • sisältää tiedot myös rekisteröitymisestä ja lisenssistä
  • junioreiden kauden alku
    • junioriasioista on vastannut juniorivastuuohjaaja
    • tällä hetkellä on käytössä ryhmiin ilmoittautuminen
      • vanhoille junioreille lomake seuran nettisivuilla
      • uudet kiinnostuneet tiedustelulomakkeen kautta
    • ilmoittautuminen vanhoille harjoittelijoille noin kuukausi ennen kauden alkua
      • vastausten perusteella nähdään, paljonko pystytään ottamaan uusia junioreita mukaan
        • tarjotaan paikkoja jonon mukaan, ryhmäkoko noin 20 junioria/ryhmä
        • paikkoja voidaan tarjota myös kauden alkamisen jälkeen, jos näyttää siltä, että ryhmään mahtuu
    • ennen kauden alkua on ilmoittautumisen lisäksi huolehdittava, että salilla on seuraavat aineistot
      • osallistujalistat
      • harjoistuskortit
        • ovat erilaiset kuin aikuisilla, natsan värin mukaan
    • maksuohjeet ym. lähetetään sekä vanhoille että uusille sähköpostilla
    • lisäksi ennen vyökokeita tulee tarkistaa, että
      • natsanauhoja on riittävästi
      • uusia harjoituskortteja on riittävästi
      • diplomeja on riittävästi 
  • muut kausittaiset asiat
    • pukutilaukset
      • kauden lopussa kannattaa tarkistaa pukujen tilanne, paljonko niitä on varastossa
        • jos on tarvetta, tilauksen voi tehdä heti tai sitten katsotaan kauden alussa, että minkälaista kysyntää alkaa olla
    • vyökokeet
      • järjestetään tarpeen mukaan
      • ennen kokeita kannattaa varmistaa, että
        • diplomeja on riittävästi
        • osallistujat ovat maksaneet maksut ja lisenssin
        • osallistujat ovat hankkineet aikidopassin
      • järjestelyistä ja varmistuksista kannattaa sopia, kuka huolehtii mistäkin esim. rahastonhoitaja lisenssit, vyökokeen vastaanottaja ilmoittautuminen ja päivän sopiminen jne.
    • leirijärjestelyt
      • ohjaajan ja ajankohdan sopiminen
        • ohjaajan majoitus ja ruokailut, mahdollisesti kuljetukset
      • tilavaraus
        • kannattaa tehdä hyvissä ajoin
          • jos on varattu poikkeava aika, varmistetaan ennen leiriä valvojilta, että on heillä tiedossa
        • varmista ajoissa ennen leiriä, että varaus on varmasti ok
      • mainonta
        • liiton leirikalenteri
        • facebook
        • seuran sivut
        • julisteet salille
        • markkinointi omissa harjoituksissa
      • leirin järjestelyt
        • rahastus
          • rahastajat
          • pohjakassa
          • kuittivihkot
          • osallistujalista
            • tietokoneella tai paperilla
          • kassi tms. passeja varten
            • ohjaajan allekirjoitukset passeihin
          • pöytä ja tuolit
            • valvojilta
            • voidaan käyttää myös graduoinnissa, jos sellainen on leirin yhteydessä
        • siivous
          • salin siivous
          • tarvikkeiden kuljetus, jos muualla kuin omassa salissa
            • O-sensein kuva
            • tarvittaessa aseet
            • ensiaputarvikkeet
            • vöitä (Budo 4 verhojen sitomiseen)
          • salin loppusiivous ja tavaroiden kuljetus takaisin aikidosaliin
        • puheet
          • kuka toivottaa tervetulleeksi ja kertoo käytännön asioista harjoitusten yhteydessä
      • illanvietto?
        • aika ja paikka
        • ilmoittautuminen
        • ravintolan varaaminen
      • lahja opettajalle
    • muut järjestettävät tapahtumat, päivän ja tilojen sopiminen, järjestelyt
      • seuran kokoukset syksyllä ja keväällä
        • saunaillan yhteydessä vai erikseen
        • tilassa käytössä videotykki
          • Nääshalli tai kirjasto esimerkiksi
      • saunaillat, yleensä kaksi kertaa vuodessa
        • miten ruokailut järjestetään, tehdäänkö itse talkoilla, omat eväät jne.
      • salin siivoustalkoot, yleensä kaksi kertaa vuodessa
        • Nääshallilta voi sopia lainaan toisen imurin ja pitkät tikkaat
      • muista tapahtumien mainostaminen
        • sähköpostitiedotteet
        • harjoituksissa
        • muuten, miten?
  • painosta tilattavat materiaalit
    • erilaiset harjoituskortit
      • pohjat nettisivuilla seuran materiaaleissa (EIVÄT OLE VIELÄ)
    • julisteet ja jaettavat mainokset
      • tehdään joka kaudelle erikseen
  • liitosta tilattavat materiaalit
    • vyökoediplomit
    • aloittelijan oppaat
    • junnujen oppaat (jos tarvetta)
    • liiton mainokset
    • danpassin vuosimerkit
      • jäsenet voivat tilata itsekin, mutta voidaan tehdä myös yhteistilauksia
  • liitosta haettavat asiat, tarkista aina eräpäivät liiton sivuilta/liitosta
    • dangraduoinnit
    • suositusdanarvot
    • treenaajat itse hakevat
      • japanilaiset opettaja-arvot